Kalimat Penutup pada Surat Resmi

Surat merupakan sarana komunikasi tulis. Agar dapat dipahami oleh pem­bacanya, di dalam penulisan surat (resmi), penulis perlu mempertim­bangkan faktor kesederhana­an, kesantunan bahasa, kelugasan kalimat, ke­cermatan dan ketepatan dalam pemilihan kata dan struktur kalimat, serta keserasian atak. Walau­pun demikian, faktor kelaziman juga perlu diper­hatikan. Oleh karena itu, bagian isi surat selalu terdiri atas bagian pem­buka, bagian isi, dan bagian pe­nutup.
Bagian penutup surat dapat berupa harapan pengirim surat atau ucap­an terima kasih kepada penerima surat. Hingga saat ini masih terdapat kalimat pada bagian penutup surat resmi sebagai berikut.
(1) Demikian agar Saudara maklum adanya.
(2) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.
(3) Demikian, atas perhatian Bapak, kami haturkan terima kasih.
Setiap surat yang dikirimkan tentu diharapkan untuk dapat dimaklumi oleh pene­rima surat. Oleh karena itu, pernyataan seperti pada kalimat (1) tidak diperlukan lagi. Selain itu, pernyataan pada kalimat (1) "Demikian agar Saudara maklum adanya" bukanlah sebuah kalimat yang lengkap karena tidak memiliki subjek dan predikat.
Pernyataan itu hanya berupa anak kalimat yang tidak disertai induk kalimatnya. Oleh karena itu, pernyataan itu dapat dikatakan mubazir karena tidak informatif. Pada kalimat (2) penggunaan kata ganti-nya pada Atas perhatiannya di­ucapkan terima kasih tidak jelas mengacu kepada siapa. Bentuk -nya itu lebih tepat jika diganti dengan kata sapaan untuk orang kedua, seperti Saudara, Bapak, atau Anda karena komunikasi yang terjadi di dalam surat ialah komuni­kasi antara pihak pertama dan ke­dua. Selain itu, peng­gunaan imbuhan di- pada kata diucapkan terasa tidak masuk akal karena secara logika akan timbul pertanyaan, "Siapakah yang mengucapkan teri­ma kasih itu." Ucapan terima kasih itu disampaikan oleh penulis surat kepada penerima surat. Oleh karena itu, kalimat penutup surat yang dapat digunakan ialah, Atas per­hatian Saudara, kami sampaikan ucapan
terima kasih. Pada contoh kalimat penutup surat nomor (3), Demikian atas per­hatian Bapak, kami haturkan terima kasih. Kata demikiantidak diperlu­kan pada penutup surat itu karena penggunaan kata itu tidak memberikan informasi apa pun. Selain itu, penggunaan kata haturkan tidaklah tepat karena kata haturkan itu masih bersifat kedaerahan, sedangkan surat yang dibuatnya adalah surat resmi, yang menuntut penggunaan kosakata baku bahasa Indone­sia. Oleh karena itu, kata haturkan lebih tepat jika diganti dengan kata ucapkan apabila kita menekankan pada keinginan untuk mengucapkan sesuatu, atau kata sampaikan apa­bila kita memang ingin menyampaikan sesuatu, yaitu ucap­an terima kasih kepada penerima surat. Jadi, di dalam penulisan surat dinas, pada kalimat penutup surat se­baik­­nya tidak digunakan kata-kata yang masih bersifat kedaerahan dan tidak digunakan kata-kata yang tidak memberikan kejelasan informasi.